Factores de éxito de una reunión de trabajo

Los factores de éxito de una reunión de trabajo se corresponden con las cuatro funciones clave del director de la reunión.

Factores de éxito de una reunión de trabajo

Mantener el interés

Mantener el interés es importante desde el inicio de la reunión.

  • Tener muy bien pensado el comienzo de la reunión.
  • Comenzar por algo atractivo para los participantes: exponer un beneficio de la reunión, algún éxito del equipo, alguna novedad.
  • Manejar la comunicación no verbal: expresiones, gestos, tono de voz, energía… son aspectos que contagian entusiasmo y despiertan interés.
  • Dar datos sobre objetivos, duración, métodos de trabajo de la reunión.

Hacer participar

La intervención de todos los participantes, en gran medida garantiza el éxito de cualquier reunión.

  • Preguntar de forma abierta y honesta, escuchar activamente.
  • Pedir colaboración para resolver problemas y tomar decisiones.
  • Observar el estado de ánimo de los participantes; a veces no nos damos cuenta de que “hemos hablado demasiado”.
  • Romper el proceso normal, ser capaz de plantear nuevos enfoques o métodos de toma de decisiones.
  • Utilizar técnicas de dinamización de grupos; por ejemplo, la tormenta de ideas.

Mantener el control

La función de control es fundamental para mantener al grupo en el tema y ser eficaces en el uso del tiempo.

  • Cortar las intervenciones no funcionales, inadecuadas.
  • Remitir a entrevista personal todos aquellos temas que no afecten a la mayoría de los participantes.
  • Especificar tiempo dedicado a cada tema.
  • Cortar los comentarios particulares y repetitivos.
  • Evitar enfrentamientos, utilizando la empatía.

Conseguir compromisos

Importante en cualquier reunión es la obtención de compromisos.

  • Hacer resúmenes cuando la discusión haya sido desorganizada.
  • Efectuar cierres parciales en cada tema abordado.
  • Pedir acuerdo primero a aquellas personas que sabemos que van a comprometerse.
  • Dejar para el final el pedir acuerdo a los más reticentes.
  • Utilizar la primera persona del plural: “Nosotros”.
  • Utilizar técnicas de cierre.
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