El uso de memorias USB (pendrives) y discos duros es cotidiano en empresas, autónomos y profesionales. Sin embargo, para la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), estos dispositivos representan uno de los mayores vectores de riesgo.
Si una memoria USB contiene información personal no cifrada y sufrimos una pérdida o el robo pueden suponer una sanción económica considerable si no se han tomado las medidas de seguridad adecuadas.
Aplica cifrado de datos (Medida obligatoria)
El artículo 32 del RGPD exige expresamente el cifrado de datos personales como técnica para garantizar un nivel de seguridad adecuado.
- Cifrado por software: Utiliza herramientas como BitLocker (Windows), FileVault (macOS) o software multiplataforma de código abierto como VeraCrypt.
- USB con cifrado por hardware: Existen memorias que requieren teclear un PIN físico en la propia unidad para poder acceder a los datos.
- Gestión de contraseñas: La clave debe ser robusta (mínimo 12 caracteres combinando letras, números y símbolos) y nunca debe anotarse en un papel pegado al dispositivo o guardado en el mismo lugar.
Garantiza la disponibilidad (Copias de seguridad)
El RGPD no solo protege la confidencialidad, sino también la disponibilidad de los datos. Las memorias USB sufren con frecuencia averías técnicas o corrosión física.
- Nunca mantengas la única copia de un archivo importante en una memoria USB.
- Conserva siempre un backup actualizado en los sistemas principales protegidos de tu organización.
Mantén un inventario y fija normas internas
Para demostrar cumplimiento ante una auditoría o inspección:
- Inventario de soportes: Registra qué memorias USB corporativas existen y quién es el usuario responsable de cada una.
- Política de uso de dispositivos: Redacta y notifica a los empleados una normativa interna sobre el uso de soportes extraíbles (prohibiendo, por ejemplo, el uso de USBs personales de procedencia desconocida).
Borrado seguro y destrucción del dispositivo
Cuando finalice la necesidad de conservar los datos en la memoria o vayas a desechar el dispositivo:
- Un formateo rápido no borra la información; solo elimina los índices de acceso.
- Emplea herramientas de borrado seguro (sobrescritura).
- Si el pendrive se ha averiado físicamente y no se puede formatear, debe llevarse a un proceso de destrucción física certificada para evitar la extracción de sus chips de memoria.